Willkommen in der Eigenherde: Ein Einblick in unser aktuelles Onboarding-Programm für neue Mitarbeiter:innen

 

Mein Name ist Jana Reske und ich absolviere aktuell mein Praxissemester im Marketing-Team von Eigenherd. Anfang August habe ich im Hamburger Office gestartet und hatte mein Onboarding Meeting mit der Head of HR Sophie Just. In diesem Artikel beschreibe ich, wie unser Onboarding-Programm gestaltet ist und berichte anschließend von meinen eigenen Erfahrungen.

Uns ist es sehr wichtig, neuen Mitarbeiter:innen von Beginn an Wertschätzung zu zeigen, damit sie sich bei Eigenherd von Tag eins an wohlfühlen. Wir legen großen Wert auf eine langfristige und positive Bindung mit unseren Mitarbeiter:innen, deswegen erhalten unsere neuen Kolleg:innen nicht nur eine fachliche Einarbeitung auf ihrem jeweiligen Gebiet, sondern werden auch aktiv in die Teams sowie die Unternehmenskultur integriert. Unserem Anspruch und dem starken Mitarbeiter:innen-Wachstum in 2021 gerecht zu werden, forcierten unsere Kolleginnen Sophie Just und Elisa Hoeppner aus der HR eine noch strukturiertere Einarbeitung und einen festen Plan für die ersten Wochen und ergänzten so das bestehende Onboarding. Wir geben Ihnen hier einen kurzen Einblick zum aktuellen Programm.

 

Unser Weg zum aktuellen Onboarding-Programm

Angestoßen wurde die Ergänzung des Onboarding-Programms durch unsere Head of HR Sophie Just in Zusammenarbeit mit unserer dualen Studentin Elisa Hoeppner. Elisa hat dann über den Prozess eine Projektstudienarbeit und ihre Bachelorarbeit zum Abschluss ihres Studiums geschrieben und damit maßgeblich zur Überarbeitung des bestehenden Onboarding-Programms beigetragen.

Zunächst wurden das bisherige Onboarding und die vorliegenden Materialien begutachtet und bewertet, um im zweiten Schritt zu entscheiden, was ergänzt, überarbeitet und neu erstellt werden muss. Anschließend wurden interne sowie externe Interviews geführt, um die einzelnen Schritte und deren Bedeutung noch besser zu verstehen. Basierend auf den Interviews gab es eine Grundlage und viele verschiedene Insights und Informationen, die die Überarbeitung des Onboarding-Programms erleichtert haben. Die Anforderungen wurden danach zusammengetragen und der HR sowie der Geschäftsführung vorgestellt, damit gemeinsam entschieden werden konnte, was genau die nächsten Schritte sind.

In der Projektexekution wurden zunächst ausführliche Checklisten und Übersichten für die HR-Abteilung sowie für die einzelnen Teamleads erstellt, um eine bessere Struktur zu schaffen. Außerdem haben wir bei Eigenherd ein Buddy-Programm für neue Mitarbeiter:innen ins Leben gerufen, das bei der sozialen, fachlichen und werteorientierten Integration hilft. Jede:r hat einen Mentor, der für Fragen, Hilfe und Austausch zur Verfügung steht und den neuen Mitarbeiter:in in den ersten Wochen an die Hand nimmt.

Im nächsten Schritt wurde ein Onboarding-Plan für die Einarbeitung erstellt, der für jede:n neue:n Mitarbeiter:in individuell angepasst wird. In diesem ist ein Zeitplan für die ersten Tage, Wochen und Monate integriert, der als Orientierung und Überblick dient. Die To Dos in diesem Plan reichen von der Einrichtung des MacBooks und verschiedenen Tools bis hin zu Kennenlernterminen mit anderen Mitarbeiter:innen, die für den Start wichtig sind.

Anschließend haben Sophie und Elisa unsere interne Wissensdatenbank überarbeitet und weitere Dokumente hinzugefügt, in denen die neuen Mitarbeiter:innen verschiedene Prozesse nachlesen können und wertvolle Informationen finden. Einige hilfreiche Dokumente für den Start, beispielsweise zur Einrichtung von Outlook, sind direkt im Onboarding-Plan verlinkt, damit die schnelle und einfache Abarbeitung der ersten Aufgaben garantiert werden kann.

 

Die Ziele von unserem Onboarding

Das Hauptziel unseres neuen Onboarding-Programms ist eine strukturierte Einarbeitung neuer Eigenherd-Mitarbeiter:innen. Außerdem sind eine enge Mitarbeiterbindung, Identifikation mit der Unternehmenskultur und die soziale Eingliederung weitere Ziele. Mit einer guten Einarbeitung machen Mitarbeiter:innen weniger Fehler und sind durch die individuelle Anpassung weder unter- noch überfordert. Erste positive Erfahrungen im neuen Unternehmen bieten unseren Mitarbeiter:innen emotionale Unterstützung und Selbstsicherheit. Zusätzlich dazu wird durch die klaren Strukturen und Prozesse der Zeitaufwand für die Vorbereitung jedes neuen Onboardings gesenkt und die Verantwortlichkeiten vorab geklärt.

Da wir uns bei Eigenherd als Familie sehen und uns der Zusammenhalt innerhalb des Unternehmens und der Teams wichtig ist, ist die soziale Integration ein bedeutender Schritt. In den ersten Tagen sind die neuen Mitarbeiter:innen immer vor Ort im Büro und können die Unternehmenskultur direkt kennenlernen, sofern es die aktuelle Gesundheitslage zulässt. Auch wenn danach im Home Office gearbeitet werden kann, hat jede:r so die Möglichkeit, die Einführung und das Team persönlich zu erfahren.

“Ich bin stolz auf unser Onboarding-Programm bei Eigenherd und denke, dass wir damit von Beginn an unsere Werte sowie unseren Zusammenhalt innerhalb des Unternehmens erfolgreich zeigen. Jedes Mal, wenn ich ein Onboarding mit neuen Mitarbeiter:innen leite und anschließend positives Feedback erhalte, hat sich die Arbeit gelohnt, die Elisa und ich in das Projekt gesteckt haben!” – Sophie Just

 

Feedback unserer neuen Mitarbeiter:innen

Das Go Live unseres neuen Onboarding-Programms war im Juli 2021. Da wir an dem Feedback und der ehrlichen Meinung zu dem Programm interessiert sind, haben wir mit den jeweils neuen Mitarbeiter:innen ein Feedback-Gespräch geführt. In diesem Meeting wird von persönlichen Erfahrungen sowie Empfinden berichtet und wir nehmen Verbesserungspunkte, Wünsche und Lob mit in den zukünftigen Onboarding-Prozess, damit wir weiter daran arbeiten können. Das Feedback der vergangenen Monate war sehr positiv und die klare Struktur und Übersicht an der wir intensiv gearbeitet haben wurde gelobt. Alle fühlten sich sehr wohl, herzlich aufgenommen und fanden den bereitgestellten Plan sehr hilfreich.

“An meinem ersten Tag wurde ich von meiner Mentorin, der Marketing Managerin Claudia Brandt, im Hamburger Office empfangen und allen vorgestellt. Nachdem ich das Team Hamburg und das Büro kennengelernt habe, ging es mit dem Onboarding Meeting mit unserer HR Managerin und zwei weiteren neuen Mitarbeitern los. In einer Präsentation haben wir das Unternehmen noch einmal genauer vorgestellt bekommen und weitere Einblicke in die Strukturen und Kultur bekommen. Den Onboarding-Plan fand ich ebenfalls sehr hilfreich, weil mir alle To Dos zusammengefasst in einer Tabelle einen guten Überblick gegeben haben. ” – Jana Reske

 

Fazit

Bestätigt durch das positive Feedback unser neuen Mitarbeiter:innen haben wir es geschafft, eine noch bessere Struktur in die Einarbeitung zu bringen. Nicht nur die Aufgaben und Tätigkeiten waren für die Neuen klar ersichtlich, auch die soziale Eingliederung in unsere Eigenherde ist bei allen gut gelungen. Die Eigeninitiative und Motivation wurde gestärkt und wir können beobachten, dass alle neuen Mitarbeiter:innen bereits fester Teil ihrer Teams und des Unternehmens geworden sind und sich bei Eigenherd wohlfühlen.

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