Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: 01. April 2023

 

1. Geltungsbereich 

1.1 Für jegliche Beauftragungen der Eigenherd GmbH, Neuer Wall 71, 20354 Hamburg („Eigenherd“) finden diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) Anwendung. Entgegenstehende oder abweichende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, dies gilt auch dann, wenn Eigenherd in Kenntnis entgegenstehender Geschäftsbedingungen des Kunden ihre Leistungen vorbehaltlos erbringt. Eigenherd ist ein Beratungsunternehmen, spezialisiert auf Einrichtung von Softwarelösungen, individuelle Softwareentwicklung, Integration und Technologieberatung im Umfeld von Cloud-Lösungen.

1.2 Diese AGB gelten nicht gegenüber Verbrauchern.

 

2. Vertragsschluss 

2.1 Angebote und Aufwandsschätzungen von Eigenherd sind freibleibend und unverbindlich, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich gekennzeichnet sind.

2.2 Ein Vertrag mit Eigenherd kommt zustande, wenn der Kunde das Angebot von Eigenherd vorbehaltlos annimmt und dem Kunden die Auftragsbestätigung von Eigenherd zugeht. Der Vertragsinhalt richtet sich immer nach den von Eigenherd erstellten und vom Kunden angenommenen Vertragsunterlagen, einschließlich Angebot, Aufwandsschätzung, Leistungsbeschreibung, Pflichtenheft und sonstigen Anlagen, soweit jeweils vorhanden (zusammen „Vertrag“ genannt). Im Falle von Widersprüchen zwischen dem Vertrag und den AGB geht der Vertrag vor.

2.3 Abweichungen von diesen AGB, ergänzende Vereinbarungen und Nebenabreden sind nur wirksam, wenn sie schriftlich vereinbart werden.

2.4 Änderungen der AGB werden dem Kunden mindestens vier (4) Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail oder postalisch mitgeteilt. Sollte solchen Änderungen nicht innerhalb von einem (1) Monat ab Zustellung widersprochen werden, gelten diese als angenommen. Widerspricht ein Kunde fristgemäß, hat Eigenherd das Recht, den mit diesem Kunden bestehenden Vertrag mit einer Frist von zwei (2) Wochen zu kündigen.

 

3. Leistungsqualität und -umfang

3.1 Eigenherd erbringt ihre Leistungen gemäß der vertraglich vereinbarten Leistungsbeschreibung und nach dem anerkannten Stand der Technik. Die Leistungsbeschreibung ist vom Kunden auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen und zu bestätigen. Eigenherd hat nur dann die Pflicht, technische oder sonstige Normen einzuhalten, soweit diese in den Angebotsunterlagen ausdrücklich aufgeführt sind. Dann finden diese Normen in der bei Angebotsabgabe geltenden Fassung Anwendung. Leistungstermine oder -fristen sind für Eigenherd nur dann bindend, soweit sie von Eigenherd ausdrücklich schriftlich als bindend bezeichnet worden sind.

3.2 Leistungsvereinbarungen stellen nur dann Garantieübernahmen dar, wenn Eigenherd ausdrücklich erklärt, verschuldensunabhängig hierfür einstehen zu wollen. Garantieerklärungen müssen in Schriftform erklärt werden, um wirksam zu sein.

3.3 Eigenherd behält sich vor, von den Leistungsbeschreibungen abweichende Arbeitsergebnisse zu erstellen, soweit diese gleichwertig sind.

3.4 Erbringt Eigenherd kostenlose Dienstleistungen, können diese jederzeit nach Vorankündigung eingestellt oder kostenpflichtig gemacht werden.

3.5 Bei Lieferungen von Software schuldet Eigenherd die Verschaffung von Updates oder Upgrades und die Überlassung von Quellcode nur, soweit dies in den Vertragsunterlagen ausdrücklich vereinbart ist.

3.6 Eigenherd setzt zur Leistungserbringung sorgfältig ausgewählte eigene Mitarbeiter oder Dritte als Subunternehmer mit den jeweils erforderlichen Qualifikationen ein. Eine vorherige Zustimmung des Kunden ist hierfür nicht erforderlich.

3.7 Eigenherd organisiert die vereinbarten Leistungen selbst und eigenverantwortlich. Eigenherd bestimmt Art, Ort der Durchführung, Ablauf und zeitliche Einteilung der Arbeiten, insbesondere auch die Zahl der einzusetzenden Mitarbeiter, selbstständig. Der Kunde ist den Mitarbeitern und Erfüllungsgehilfen von Eigenherd gegenüber nicht weisungsberechtigt, außer es handelt sich um Sicherheitsanweisungen zur Abwendung konkreter Gefahren und Risiken.

3.8 Die vereinbarte Vergütung deckt nur den in den Angebotsunterlagen dokumentierten Leistungsumfang ab. Zusatzleistungen werden gesondert auf Basis der vereinbarten Sätze berechnet, es sei denn, es handelt sich um unablässige und kommerziell nicht ins Gewicht fallende Hilfsleistungen. Soweit keine Stunden- oder Tagessätze vereinbart wurden, gelten die von Eigenherd üblicherweise angesetzten Sätze. Soweit die Leistungsbeschreibung in den Angebotsunterlagen unbeabsichtigte Lücken oder Unklarheiten enthält, ist Eigenherd berechtigt, die Leistungsbeschreibung entsprechend nach billigem Ermessen anzupassen.

3.9 Soll nach Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistungen die Zusammenarbeit fortgesetzt werden, sind diese zusätzlichen Leistungen zu den dann jeweils geltenden Konditionen gesondert zu vereinbaren, etwa im Rahmen eines Servicevertrages. Die aktuellen Konditionen können bei dem jeweiligen Ansprechpartner in Erfahrung gebracht werden.

3.10 Eigenherd leistet keine Rechtsberatung oder sonstige Rechtsdienstleistungen und übernimmt daher keine Prüfung der für die Arbeitsergebnisse einschlägigen Rechtsvorschriften. Sofern die Arbeitsergebnisse bestimmten Gesetzen oder Vorschriften entsprechen sollen, muss dies vorab vertraglich vereinbart werden.

3.11 Im Rahmen der Vertragsleistungen ist die Verwendung von Open-Source-Software grundsätzlich zulässig. Open-Source-Software ist jegliche Software, die unter Nutzungs- und Lizenzbestimmungen für Open-Source-Software vertrieben wird, zu deren wesentlichen Verpflichtung die Weitergabe oder Offenlegung des Quellcodes der Software gehört. Eigenherd wird dem Kunden bei Übergabe des Arbeitsergebnisses mitteilen, welche Open-Source-Softwarebestandteile in das Arbeitsergebnis eingebunden wurden sowie welche Lizenzbedingungen hierfür anwendbar sind. Inhaltliche oder formelle Anforderungen des Kunden zur vorgenannten Mitteilung sind nur dann verbindlich, wenn diese in Schriftform vereinbart werden.

 

4. Pflichten des Kunden 

4.1 Der Kunde erkennt seine Mitwirkungs- und Beistellungspflichten als Voraussetzung für die Leistungserbringung durch Eigenherd und damit als seine wesentliche vertragliche Pflicht an. Der Kunde hat insbesondere ihm obliegende Entscheidungen über Projektdurchführung und Projektinhalt unverzüglich zu treffen und Eigenherd mitzuteilen sowie Änderungsvorschläge von Eigenherd unverzüglich zu prüfen.

4.2 Der Kunde wird Eigenherd unaufgefordert auf für die jeweilige Branche und das Unternehmen typische und/oder spezifische Erfordernisse, Verfahren und Risiken hinweisen, es sei denn, diese sind für die Leistungserbringung nicht relevant. Der Kunde wird Eigenherd alle technischen und sonstigen Unterlagen und Informationen, die zur erfolgreichen Durchführung des Projektes notwendig sind, rechtzeitig unaufgefordert zur Verfügung stellen. Der Kunde wird weiterhin die für die Durchführung eines Projektes erforderlichen behördlichen Genehmigungen rechtzeitig einholen. Eigenherd trifft keine Pflicht, die Informationen des Kunden zu prüfen.

4.3 Erweisen sich Informationen oder Unterlagen des Kunden als fehlerhaft, unvollständig, nicht eindeutig oder objektiv als nicht ausführbar, wird er unverzüglich nach Mitteilung durch Eigenherd die erforderlichen Berichtigungen und/oder Ergänzungen vornehmen. Von Eigenherd angezeigte Mängel oder Funktionsstörungen beigestellter Komponenten wird der Kunde unverzüglich beheben bzw. beheben lassen.

4.4 Der Kunde wird für die fachliche Kommunikation mit Eigenherd wenigstens einen ausreichend qualifizierten fachlichen Ansprechpartner als „Single Point of Contact“ (SPOC) benennen. Im Rahmen von Projekten wird der Kunde zu diesem Zweck einen Projektleiter benennen. Dieser Projektleiter wird für regelmäßige Abstimmungstermine und Projektplanungen telefonisch, via E-Mail oder vor Ort erreichbar sein bzw. bereitstehen. Bei Abwesenheit wird der Kunde Eigenherd einen Vertreter benennen. Der Projektleiter bzw. sein Vertreter muss in der Lage sein, fachlich fundierte Rückmeldungen zu den von Eigenherd gestellten Anforderungen zu liefern und Fragen von Eigenherd kurzfristig (spätestens innerhalb von fünf Werktagen) zu beantworten.

4.5 Der Kunde wird alle erforderlichen Maßnahmen treffen, um im Rahmen der Leistungserbringung durch Eigenherd Schäden zu verhindern und zu minimieren. Vor der Erbringung von Leistungen wird der Kunde alle von ihm genutzten Daten in eigener Verantwortung in Form von Sicherungskopien vor Verlust schützen. Eigenherd übernimmt keine Gewähr dafür, dass bestehende Rechnerkonfigurationen in der vorher vom Kunden eingerichteten Form bestehen bleiben.

4.6 Der Kunde wird die für das Projekt erforderliche Infrastruktur der Ziellösung (Hard- und Software einschließlich erforderlicher Lizenzen, Berechtigungen, User- und Systemzugänge) auf eigene Kosten rechtzeitig zur Leistungserbringung durch Eigenherd bereitstellen.

4.7 Wird Eigenherd am Standort des Kunden tätig, wird der Kunde den eingesetzten Mitarbeitern von Eigenherd geeignete Projekträume, Projektinfrastruktur und Arbeitsplätze, einschließlich ggf. erforderlicher System- und Remotezugänge, kostenlos bereitstellen.

4.8 Wird Eigenherd am Standort des Kunden tätig, wird der Kunde die eingesetzten Mitarbeiter in geeigneter Form, über die am jeweiligen Standort geltenden Sicherheitsunterweisungen unterrichten.

4.9 Soweit die Erbringung von Leistungen von Eigenherd eine Unterrichtung und/oder Zustimmung des Betriebsrats beim Kunden erfordert, wird der Kunde den Betriebsrat entsprechend unterrichten bzw. die Zustimmung einholen. Für die Beurteilung der entsprechenden rechtlichen Voraussetzungen ist alleine der Kunde verantwortlich.

4.10 Erfüllt der Kunde eine Pflicht oder Obliegenheit nicht, nicht ordnungsgemäß oder verspätet und kann Eigenherd ihre Leistungen deshalb nicht vertragsgemäß erbringen, so verlängern sich vereinbarte Ausführungsfristen entsprechend der Verspätung zuzüglich einer angemessenen Frist für die Wiederaufnahme der Arbeiten. Lässt der Kunde eine von Eigenherd gesetzte angemessene Frist zur Abhilfe fruchtlos verstreichen, wird Eigenherd den verursachten Mehraufwand, insbesondere für verlängerte Bereitstellung des eingesetzten Personals oder Sachmittel, zu den vereinbarten Sätzen zusätzlich in Rechnung stellen.

 

5. Leistungsänderungen (Change Requests)

Beide Parteien können jederzeit die Änderung des Inhalts und Umfangs der vereinbarten Leistungen sowie die Erbringung zusätzlicher Leistungen vorschlagen (nachstehend „Change Request”). Change Requests werden nur dann Vertragsbestandteil, soweit diese schriftlich von Eigenherd akzeptiert wurden. Soweit sich ein Change Request insbesondere auf die vertraglich festgelegte Vergütung oder Termine auswirkt, kann Eigenherd eine angemessene Anpassung der Vertragsbedingungen, insbesondere die Erhöhung der Vergütung bzw. die Verschiebung von Terminen verlangen. Sofern nicht einzelvertraglich anders vereinbart, ist für die Umsetzung von Change Requests eine übliche Vergütung nach den vereinbarten Stundensätzen oder den üblichen Stundensätzen von Eigenherd zu zahlen.

 

6. Preise und Zahlungsbedingungen

6.1 Alle Preisangaben verstehen sich als Nettopreise. Sie enthalten keine gesetzliche Mehrwertsteuer.

6.2 Im Rahmen der Vergütung nach Aufwand werden begonnene halbe Stunden als volle halbe Stunden berechnet.

6.3 Die Vergütung erfolgt, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart, in „Personentagen“, ein solcher „Tag“ entspricht jeweils acht (8) Zeitstunden eines Mitarbeiters an einem Kalendertag. Über- und Unterschreitungen werden anteilig berechnet.

6.4 Ist die Vergütung nach Aufwand vereinbart worden, bzw. handelt es sich bei im Vertrag angegebenen Budget nicht um eine ausdrücklich vereinbarte Obergrenze des Leistungsumfanges, sind auch Aufwände über den im Vertrag angegebenen Leistungen zu vergüten, soweit sie der Erreichung des Vertragszwecks dienen. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Aufwand im Vertrag mit der Abkürzung „ca.” versehen ist. Zeichnet sich während der Vertragsdurchführung eine wesentliche Überschreitung des im Vertrag angegebenen Leistungsumfanges ab, wird Eigenherd den Auftraggeber auf eine solche Überschreitung hinweisen, wobei eine Überschreitung dann als wesentlich gilt, wenn der angegebene Aufwand um wenigstens 20% überschritten wird.

6.5 Kosten für den Einkauf von Hardwarekomponenten oder Fremdleistungen werden dem Kunden unmittelbar mit einer Zahlungsfrist von sieben (7) Tagen in Rechnung gestellt und sind fristgerecht auszugleichen.

6.6 Reisekosten, Spesen und sonstige Nebenkosten sowie Auslagen, die für die Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung durch Eigenherd anfallen, werden, sofern nicht anders vereinbart, zusätzlich und nach Aufwand in Rechnung gestellt.

6.7 Rechnungen sind sofort nach Rechnungszugang zur Zahlung fällig; die Gewährung von Skonto ist ausgeschlossen. Im Zweifel gelten Rechnungen drei Werktage nach Rechnungsdatum als zugegangen.

6.8 Entsteht Eigenherd aufgrund von Lücken oder Unklarheiten in den vom Kunden zur Verfügung gestellten Unterlagen Mehraufwand, so darf Eigenherd diesen Mehraufwand zu den vereinbarten Sätzen in Rechnung stellen. Dies gilt auch für Mehraufwand, der auf widersprüchliche oder fehlerhafte Angaben auf Kundenseite zurückzuführen ist.

6.9 Die Behebung von Störungen, für die Eigenherd nicht verantwortlich ist, wird nach Aufwand in Rechnung gestellt.

6.10 Eigenherd behält sich vor, bei kurzfristigen Terminabsagen oder Stornierungen von z.B. Projektmanagement Meetings, Fokustagen, Sprints, Workshops u.Ä. in Abhängigkeit vom Zeitpunkt folgende Ausfallgebühren in Rechnung zu stellen.

a. 30 bis 15 Kalendertage vor Terminbeginn: 25% der vereinbarten Einsatzzeit je Ressource 
b. 14 bis 6 Kalendertage vor Terminbeginn: 50% der Einsatzzeit je Ressource
c. 5 Tage vor bzw. am Kalendertag des Terminbeginns: 100% der Einsatzzeit je Ressource,

wobei dem Kunden der Nachweis vorbehalten bleibt, dass Eigenherd kein oder ein wesentlich niedriger Schaden entstanden ist.

6.11 Wiederkehrende Leistungen („Serviceleistungen“) werden, falls nicht einzelvertraglich anders vereinbart, monatlich im Voraus in Rechnung gestellt.

6.12 Im Falle von Serviceleistungen ist Eigenherd berechtigt, die Preise erstmals nach Ablauf von 12 Monaten nach Vertragsbeginn und höchstens alle 12 Monate mit einer Ankündigungsfrist von drei Monaten in angemessenem Umfang zu erhöhen. Widerspricht der Kunde der Preiserhöhung vor dessen Wirksamwerden, steht Eigenherd das Recht zur außerordentlichen Kündigung zu. Eigenherd kann darüber hinaus gehende Kostensteigerungen für Vorleistungen Dritter weitergeben, außer soweit Eigenherd diese verursacht hat. 

6.13 Stehen Eigenherd gegenüber dem Kunden mehrere Forderungen zu, so bestimmt Eigenherd, auf welche Schuld die Zahlung angerechnet wird. Aufrechnungsrechte stehen dem Kunden nur zu, wenn seine Gegenansprüche rechtskräftig festgestellt, unbestritten oder von Eigenherd schriftlich anerkannt sind. Das gleiche gilt für die Geltendmachung von Zurückbehaltungsrechten. Der Kunde ist zur Aufrechnung auch dann berechtigt, wenn seine Gegenansprüche mit unseren Forderungen synallagmatisch verknüpft sind.

 

7. Zahlungsverzug

7.1 Kommt ein Kunde mit einer Zahlung in Verzug, kann Eigenherd nach vorheriger Ankündigung die weitere Ausführung des Auftrages verweigern. Bis dahin entstandene Kosten werden in Rechnung gestellt.

7.2 Eigenherd ist berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank ab Verzugseintritt zu verlangen. Die Geltendmachung weitergehender Ansprüche bleibt hiervon unberührt.

7.3 Befindet sich der Kunde für einen Zeitraum von mindestens 30 Tagen im Verzug, stellt er seine Zahlungen vorsätzlich ein, oder werden Umstände bekannt, welche die Bonität des Kunden in Frage stellen, werden sämtliche Zahlungsverpflichtungen aus der Geschäftsverbindung mit Eigenherd sofort fällig und zahlbar. Weitere Leistungen erfolgen dann nur noch gegen Vorauszahlung. Ferner ist Eigenherd berechtigt, von unerfüllten Verträgen ohne Fristsetzung zurückzutreten, wobei weitergehende Ansprüche unberührt bleiben.

 

8. Nutzungsrechte

8.1 Eigenherd räumt dem Kunden für die für ihn erstellten Gewerke und Dienstleistungsergebnisse (nachfolgend gemeinsam „Arbeitsergebnisse“) ein zeitlich und räumlich unbegrenztes, einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für seine internen Unternehmenszwecke ein. Dieses Recht gewährt Eigenherd dem Kunden unter dem Vorbehalt der vollständigen Bezahlung und, im Falle von Gewerken, der vorbehaltlosen Abnahme. Eine Übertragbarkeit des Nutzungsrechts auf verbundene Unternehmen des Kunden (§§ 15 ff. AktG) ist ausdrücklich ausgeschlossen.

8.2 Bis zur vollständigen Bezahlung und, im Falle von Gewerken, bis zur vorbehaltlosen Abnahme der Arbeitsergebnisse steht dem Kunden das Recht zu, die Arbeitsergebnisse wie vereinbart zu testen. Dieses Recht erlischt, wenn der Kunde mit der Bezahlung der Vergütung für mehr als 30 Tage in Verzug ist. Eine gesonderte Mahnung durch Eigenherd ist hierfür nicht erforderlich.

8.3 Ziffer 8.1 gilt nicht für Standardprodukte, die Teil des Arbeitsergebnisses sind. Standardprodukte sind in sich abgrenzbare Produkte oder Lösungen von Eigenherd oder Dritten, die eigenen Lizenzbedingungen unterliegen. Die Rechte des Kunden an diesen Standardprodukten bestimmen sich ausschließlich nach deren Lizenzbedingungen.

8.4 An Arbeitsergebnissen, die „Open Source Software“ oder Bearbeitungen dieser Software beinhalten, erhält der Kunde abweichend von Ziffer 8.1 Nutzungsrechte entsprechend der jeweils einschlägigen Lizenzbedingungen für diese Software (z.B. „GNU General Public License“). Beide Parteien verpflichten sich zur Beachtung dieser Lizenzbedingungen.

8.5 Die Rechtseinräumung nach Ziffer 8.1 gilt nicht für bei Eigenherd vorbestehende Materialien oder Lösungen (nachfolgend „Eigenherd IP“), einschließlich der daran vorgenommenen Änderungen und Ergänzungen. Eigenherd behält zu jeder Zeit sämtliche Rechte an Eigenherd IP. Die dem Kunden eingeräumten Nutzungsrechte an den in die Arbeitsergebnisse eingebrachten Eigenherd IP bestimmen sich nach dem von beiden Parteien zugrunde gelegten Vertragszweck. Die isolierte Nutzung von Eigenherd IP ist ausgeschlossen.

8.6 Eigenherd ist in jedem Fall und uneingeschränkt berechtigt, unter Wahrung ihrer Geheimhaltungspflichten die Arbeitsergebnisse einschließlich des bei der Durchführung des Projektes erworbenen Know-hows, insbesondere die den Arbeitsergebnissen zugrunde liegenden Konzepte, Verfahrensweisen, Methoden, und Zwischenergebnisse uneingeschränkt zu nutzen.

8.7 Soweit im Rahmen der Leistungserbringung von Eigenherd Arbeitsergebnisse entstehen, die patent- oder gebrauchsmusterfähig sind, darf Eigenherd eine entsprechende Schutzrechtsanmeldung im eigenen Namen und auf eigene Rechnung vornehmen. Die Rechteeinräumung nach Ziffer 8.1 umfasst insoweit auch die Nutzungsrechte am geschützten Arbeitsergebnis. Eine gesonderte Vergütung für diese Schutzrechtslizenz ist nicht zu zahlen.

8.8 Der Kunde räumt Eigenherd das einfache Recht ein, bei ihm bestehendes geistiges Eigentum kostenlos zu nutzen, soweit Eigenherd dies für die eigene Leistungserbringung für erforderlich hält.

8.9 Benutzerkonten auf Kundensystemen, die für die Leistungserbringung und Kommunikation notwendig sind, werden vom Kunden bereitgestellt. Benutzerkonten für Mitarbeiter des Kunden auf Eigenherd Systemen werden soweit erforderlich und nach gesonderter Absprache dem Kunden pauschal in Rechnung gestellt.

 

9. Vertraulichkeit, Datenschutz und -sicherheit

9.1 Die Parteien werden alle ihnen im Rahmen der Zusammenarbeit zur Kenntnis gelangenden vertraulichen Informationen der anderen Partei geheim halten, d.h. mit der gebotenen Sorgfalt vor Kenntnisnahme durch Unbefugte schützen. Unbefugt im Sinne dieser Regelung sind nicht die vertragsgemäß eingesetzten Unterauftragnehmer sowie Mitarbeiter von Eigenherd. Die Parteien verpflichten sich, nur solche Mitarbeiter oder Dritte in die Zusammenarbeit einzubeziehen, die sie zuvor in vergleichbarer Form zur Vertraulichkeit verpflichtet haben.

9.2 Vertraulich sind alle Informationen einer Partei – unabhängig von ihrer Form -, die schriftlich als vertraulich gekennzeichnet sind oder deren Vertraulichkeit sich eindeutig aus ihrer Natur ergibt, insbesondere Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse. Dies umfasst auch Eigenherd IP sowie proprietäre Quellcodes, die der Kunde von Eigenherd erhält.

9.3 Nicht vertraulich sind Informationen, von denen die empfangene Partei nachweisen kann, dass sie entweder (i) allgemein zugänglich sind oder waren, (ii) ohne Verpflichtung zur Vertraulichkeit bereits im Besitz der Partei waren, (iii) unabhängig und ohne Verwendung vertraulicher Informationen von einer anderen Partei entwickelt wurden oder (iv) die Informationen rechtmäßig von einem Dritten erworben hat, der nicht zur Vertraulichkeit verpflichtet war.

9.4 Werden im Rahmen des Vertragsverhältnisses Daten als Sicherungskopie bei Eigenherd kopiert und archiviert und evtl. über das Vertragsende hinaus aufbewahrt, so wird Eigenherd unveröffentlichte Daten vertraulich und gegenüber Dritten unzugänglich aufbewahren.

9.5 Die Versendung von Daten, Unterlagen und Vorlagen gleich welcher Art in digitaler oder gedruckter Form bzw. auf Datenträgern, erfolgt auf Gefahr des Kunden. Der Kunde wird durch vorhergehende Erstellung von Sicherheitskopien einem eventuellen Datenverlust vorbeugen.

9.6 Werden im Rahmen eines Auftrages Arbeiten an IT-Systemen (sowohl Hard- als auch Software) und/oder an Peripheriegeräten des Kunden durchgeführt, so wird der Kunde vor der Leistungserbringung eine Sicherung der Datenbestände durchführen. Eigenherd übernimmt insoweit keine Verantwortung.

9.7 Eigenherd ist berechtigt, eine Kopie der Arbeitsergebnisse und Projektunterlagen für rein interne Zwecke aufzubewahren, auch wenn diese vertrauliche Informationen enthalten. Diese Berechtigung bedeutet jedoch keine Verpflichtung, d.h. Eigenherd kann insbesondere keine Speicherkapazitäten über den Zeitraum der Projektbearbeitung hinaus reservieren. Der Kunde ist für die Aufbewahrung seiner Projektinformationen und -ergebnisse alleine verantwortlich.

9.8 Die Vertraulichkeitspflichten bestehen für drei (3) Jahre über das Ende des jeweiligen Vertrages hinaus fort.

9.9 Die Parteien werden die jeweils geltenden Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten einhalten. Verarbeitet Eigenherd personenbezogene Daten des Kunden als Auftragsverarbeiter (z.B. im Rahmen des Supportes oder der Entwicklung mit Zugriff auf Echtdaten des Kunden), treffen die Parteien eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Im Falle des Einsatzes von Unterauftragnehmern wird Eigenherd erforderlichenfalls entsprechende Vereinbarungen mit den Unterauftragnehmern treffen.

 

10. Vertragsdauer und Kündigung

10.1 Vorbehaltlich einer abweichenden Angabe im Angebot ist Vertragsbeginn der Tag der Annahme des Angebots durch den Kunden oder, falls Eigenherd vorher mit der Leistungserbringung beginnt, der Tag des Leistungsbeginns.

10.2 Für Einzelaufträge gelten die in den Angebotsunterlagen genannten Angaben zu Vertragsdauer und Kündigungsfristen.

10.3 Soweit keine konkrete Leistungszeit vereinbart wurde, ist Eigenherd berechtigt, die geschuldeten Leistungen jederzeit zu erbringen. Sofern Eigenherd die Erbringung der geschuldeten Leistungen ordnungsgemäß anbietet und dem Kunden erfolglos eine angemessene Frist zur Annahme der Leistungen setzt, steht Eigenherd das Recht zur fristlosen Kündigung des jeweiligen Vertrags zu. Eigenherd steht in diesen Fällen ein Anspruch auf Vergütung für die bisher erbachten Leistungen zu; dem Kunden stehen keine Schadens- oder Aufwendungsersatzansprüche aufgrund der Kündigung zu.

10.4 Serviceverträge werden, falls nicht einzelvertraglich abweichend vereinbart, zunächst für eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten abgeschlossen. Danach verlängern diese sich automatisch auf unbestimmte Zeit. Serviceverträge können erstmals zum Ablauf der Mindestlaufzeit mit einer Frist von 3 Monaten zum Monatsende gekündigt werden. Diese Kündigungsfrist gilt sowohl für den Kunden als auch für Eigenherd.

10.5 Soweit Werkvertragsrecht auf die Leistungen von Eigenherd anwendbar ist, kann der Vertrag von beiden Parteien jederzeit unter Einhaltung einer Frist von zwei (2) Wochen zum Monatsende gekündigt werden, sofern in den Vertragsunterlagen nichts Abweichendes geregelt ist. § 648 BGB findet in diesem Fall Anwendung. Eigenherd behält sich darüber hinaus die Geltendmachung von Schadenersatz oder Aufwendungsersatzansprüche für den Fall vor, dass Eigenherd durch eine vorzeitige Kündigung des Kunden Kosten (z.B. Kosten für die Demobilisierung und Umdisponierung von Ressourcen) oder sonstige Schäden entstehen.

10.6 Gegenseitig vorbehalten bleibt das Recht der Kündigung eines Vertrages aus wichtigem Grund. Besteht der Kündigungsgrund in einer Verletzung einer Verpflichtung aus diesem Vertrag, hat die kündigende Partei vor Kündigung der anderen Partei eine angemessene Frist zur Behebung des Grundes für die Kündigung zu setzen. Als wichtiger Grund für eine Kündigung gelten alle Umstände, die eine weitere Zusammenarbeit mit der anderen Partei unzumutbar machen, insbesondere auch Zahlungsverzug mit erheblichen Beträgen oder wiederholte oder andauernde schwere Mängel in der Leistungserbringung oder Mitwirkung.

10.7 Alle Kündigungen nach diesem Vertrag haben schriftlich zu erfolgen; die Textform ist unzulässig. Eine Übermittlung des schriftlichen Kündigungsschreibens per Fax oder (als Scan) per E-Mail ist zulässig.

 

11. Abnahme (dieser Abschnitt gilt ausschließlich bei Werkverträgen)

11.1 Bei unseren Leistungen handelt es sich in der Regel um Dienstleistungen (§§ 611 ff. BGB). Soweit unsere Leistungen oder Teile unserer Leistungen aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen dennoch der Abnahme bedürfen, ist der Kunde zur Abnahme verpflichtet. Dienstleistungen oder Arbeitsergebnisse aus Dienstleistungsverträgen unterliegen nicht der Abnahme. In den Angebotsunterlagen kann beschrieben sein, dass definierte Teilergebnisse von Werkleistungen separat abgenommen werden (echte Teilabnahme). Abgenommene Teilergebnisse sind die Grundlage für die Fortführung der Arbeiten; von einem etwaigen Zurückbehaltungsrecht oder Recht zum Rücktritt vom Vertrag sind sie nicht erfasst. Gegenstand einer separaten Abnahme ist insoweit bloß das vertragsgemäße Zusammenwirken dieser Teilleistungen mit anderen Ergebnissen (Integration). Teilabnahmen ändern nicht die Zahlungsbedingungen gemäß dieser AGB.

11.2 Eigenherd stellt dem Kunden die Gewerke nach Fertigstellung zur Abnahme bereit. Der Kunde ist verpflichtet, das jeweilige Werk abzunehmen, soweit dieses keinen abnahmeverhindernden Mangel aufweist. Wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden.

11.3 Im Falle von Gewerken mit Softwarebezug können sich die Parteien zu Beginn der Vertragsdurchführung auf den Verlauf und Umfang der Abnahmeprüfung verständigen. Für die Durchführung der Abnahmeprüfung wird der Kunde Testdaten sowie die von ihm erwarteten Prüfungsergebnisse rechtzeitig vor der Bereitstellung der Gewerke in der von Eigenherd in den Angebotsunterlagen genannten Form zur Verfügung stellen. Eigenherd ist berechtigt, an der Abnahmeprüfung teilzunehmen und die Prüfungsergebnisse einzusehen.

11.4 Abnahmeverhindernde Mängel sind Mängel der Klassen 1 und 2 nach folgender Definition:

(a) Mängel der Klasse 1 sind Abweichungen, die zur Folge haben, dass das Gewerk oder ein zentraler Teil davon für den Kunden nicht nutzbar ist (Beispiel: häufige unvermeidbare Systemabstürze).

(b) Mängel der Klasse 2 sind Abweichungen, die bei wichtigen Kernfunktionen des Gewerkes erhebliche Nutzungseinschränkungen zur Folge haben, die nicht für eine angemessene, dem Kunden zumutbare Zeitdauer umgangen werden können (Beispiel: Inhaltlich falsche Anwendungsergebnisse; Fehler bei der Speicherung von Datensätzen).

(c) Mängel der Klasse 3 sind alle sonstigen Abweichungen.

11.5 Die Parteien ordnen die bei der Abnahmeprüfung festgestellten Abweichungen einvernehmlich den Mängelklassen zu. Das Ergebnis der Abnahmeprüfung einschließlich der aufgetretenen Mängel sowie deren Klassifizierungen dokumentiert der Kunde innerhalb der Abnahmefrist vollständig in einem Abnahmeprotokoll. Hat der Kunde die Abnahme zu Recht verweigert, behebt Eigenherd die dokumentierten abnahmeverhindernden Mängel. Sodann werden die erforderlichen Teile der Abnahmeprüfung wiederholt.

11.6 Gewerke gelten als abgenommen, sobald sie der Kunde produktiv nutzt oder er innerhalb einer von uns nach Übergabe der Gewerke gesetzten angemessenen Frist keine Mängelliste übergeben hat, in der mindestens ein abnahmeverhindernder Mängel aufgeführt ist, wobei wir bei Fristbeginn auf die vorstehende Bedeutung seines Verhaltens nochmals hinweisen werden.

 

12. Gewährleistung (dieser Abschnitt gilt ausschließlich bei Werkverträgen)

12.1 Eigenherd gewährleistet die vertragsgemäße und sorgfältige Ausführung der vertraglich vereinbarten Dienstleistungen nach den branchenüblichen Standards. Die Anwendung der weiteren Regelungen dieser Ziffer 12 ist für Dienstleistungen (Serviceverträge) ausgeschlossen.

12.2 Gewerke, die nicht den vereinbarten Anforderungen oder der branchenüblichen Qualität entsprechen, werden nach Abnahme gemäß Ziffer 11 schriftlich durch den Kunden beanstandet; die Textform ist unzulässig. Eine Übermittlung der Mitteilung per Fax oder (als Scan) per E-Mail ist zulässig.

12.3 Sachmängelansprüche des Kunden verjähren innerhalb von 12 Monaten nach Abnahme, es sei denn, Eigenherd hat den Sachmangel arglistig verschwiegen. Gesetzliche Rügeobliegenheiten des Kunden bleiben unberührt. Eigenherd kann die Art der Nacherfüllung nach eigener Wahl bestimmen.

12.4 Der Kunde wird Eigenherd bei der Analyse und Behebung der Mängel im erforderlichen Umfang kostenlos unterstützen. Dies umfasst insbesondere die kostenlose Bereitstellung von Unterlagen und Informationen an Eigenherd im zumutbaren Umfang.

12.5 Eigenherd ist nicht verantwortlich für Sachmängel, die auf fehlerhaften oder unvollständigen, durch den Kunden vorgegebenen oder von ihm genehmigten Leistungsbeschreibungen und -anforderungen (z.B. in Form von Pflichtenheften), Konzepten, erheblichen Bedienungsfehlern, unsachgemäßer bzw. mutwilliger Einwirkung auf Hardware, Rechner- oder Netzwerkkonfiguration oder sonstigen mangelhaften Leistungen des Kunden oder von ihm eingesetzter Dritter beruhen. Eigenherd ist auch nicht verantwortlich für Sachmängel, soweit Gewerke nach ihrer Abnahme verändert wurden, es sei denn, der Kunde kann nachweisen, dass der Mangel keine Folge der Änderung ist.

12.6 Soweit Störungen und Schäden im Verantwortungsbereich des Kunden liegen, wird der Kunde Eigenherd alle Aufwendungen ersetzen, die im Zusammenhang mit der Ursachenermittlung und Störungs- oder Schadensbeseitigung entstanden sind.

12.7 Eigenherd gewährleistet, dass durch die überlassenen Arbeitsergebnisse bei vertragsgemäßer Nutzung durch den Kunden keine Rechte Dritter verletzt werden. Diese Gewährleistung setzt voraus, dass der Kunde Eigenherd von gegen ihn geltend gemachten Rechten Dritter unverzüglich schriftlich in Kenntnis setzt und Eigenherd die Rechtsverteidigung und Vergleichsverhandlungen überlässt. Der Kunde wird Eigenherd dabei kostenlos in zumutbarem Umfang unterstützen, insbesondere hierfür erforderliche Informationen überlassen. Gesetzliche Rügeobliegenheiten des Kunden bleiben unberührt. Rechte in diesem Sinne sind nur solche, die dem Dritten in der Bundesrepublik Deutschland und ggf. in weiteren Staaten, in denen der Kunde die Arbeitsergebnisse bestimmungsgemäß nutzt, zustehen. Ziffern 12.3 und 12.5 gelten für Rechtsmängel entsprechend.

 

13. Haftung

13.1 Eigenherd haftet unbeschränkt für grob fahrlässig oder vorsätzlich von Eigenherd, ihren gesetzlichen Vertretern oder Erfüllungsgehilfen herbeigeführten Schäden. Eigenherd haftet ferner unbeschränkt für Schäden aus der schuldhaften Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

13.2 Nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, deren Verletzung den Vertragszweck gefährdet und auf deren Erfüllung der Kunde in besonderem Maße vertrauen durfte (sog. Kardinalpflichten), haftet Eigenherd auch in Fällen einfacher Fahrlässigkeit. Diese Haftung ist auf den Ersatz der Schäden beschränkt, die bei Vertragsschluss typischerweise vorhersehbar waren. Insgesamt ist die Haftung in diesen Fällen auf das jeweilige Projektvolumen beschränkt.

13.3 Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen wirken auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter und Mitarbeiter von Eigenherd und finden auch im Falle vorvertraglicher oder deliktischer Haftung Anwendung.

13.4 Eigenherd haftet nicht bei höherer Gewalt. Hierzu zählen insbesondere behördliche Anordnungen, Ausfall und Störungen von Kommunikationsnetzen, Verkehrs- und Betriebsstörungen, Pandemien, Epidemien, Kriege, Streiks und Aussperrungen.

 

14. Vereinbarung zur Personalvermittlung

14.1 Wechselt ein Mitarbeiter von Eigenherd während der Laufzeit einer Vertragsbeziehung oder in einem Zeitraum von zwölf (12) Monaten nach deren Beendigung von Eigenherd zum Kunden, so handelt es sich hierbei um ein durch die Tätigkeit von Eigenherd vermitteltes Arbeitsverhältnis, für das der Kunde zur Zahlung einer Vermittlungsprovision verpflichtet ist. Die Annahme der Vermittlungstätigkeit von Eigenherd ist unwiderlegbar vermutet, wenn der Kunde den betreffenden Mitarbeiter oder der Mitarbeiter den Kunden unmittelbar oder mittelbar angesprochen hat. Die Provision besteht aus einem fixen Bestandteil von EUR 15.000,00 (netto) zuzüglich eines variablen Bestandteils in Höhe von drei (3) Bruttomonatsgehältern des Mitarbeiters. Der variable Bestandteil der Provision verringert sich für jeden Monat, den der Mitarbeiter beim Kunden im Einsatz war, um 1/12.

14.2 Eine Vermittlungsprovision nach Ziffer 13.1 wird auch dann fällig, wenn der Kunde einen ehemaligen Mitarbeiter von Eigenherd während der Laufzeit einer Vertragsbeziehung bzw. innerhalb eines Zeitraums von zwölf (12) Monaten nach deren Beendigung direkt oder über Dritte beauftragt. In diesem Fall beträgt die Vermittlungsprovision pauschal EUR 25.000,00 (netto).

 

15. Schlussbestimmungen

15.1 Die Parteien dürfen ihre Firmen und Marken gegenseitig öffentlich als Referenz verwenden.

15.2 Ist nach diesen Geschäftsbedingungen die Schriftform erforderlich, reicht zu deren Einhaltung die Textform aus, es sei denn, dies ist im Einzelfall abweichend geregelt.

15.3 Die Abtretung von Rechten oder Pflichten des Kunden aus dem Vertrag – insbesondere Abtretungen und Verpfändungen – an Dritte ist ohne vorherige, schriftliche Zustimmung von Eigenherd ausgeschlossen.

15.4 Es gilt deutsches Recht. Für alle etwaigen Rechtsstreitigkeiten gilt als Gerichtsstand Hamburg.

15.5 Abweichungen von diesen Geschäftsbedingungen können nur schriftlich vereinbart werden; die Textform ist unzulässig.

 

General Terms and Conditions

Dated: 01. April 2023

 

1. Scope of application 

1.1 These General Terms and Conditions shall apply to any orders placed with Eigenherd GmbH, Neuer Wall 71, 20354 Hamburg („Eigenherd“). Any conflicting or deviating general terms and conditions of the client shall not apply; this shall also apply if Eigenherd provides its services without reservation despite being aware of conflicting terms and conditions of the client. Eigenherd is a consulting company specialised in setting up software solutions, custom software development, integration and technology consulting in the field of cloud solutions.

1.2 These General Terms and Conditions do not apply to consumers.

 

2. Conclusion of contract 

2.1 Quotes and cost estimates by Eigenherd are subject to change without notice and are non-binding unless they are expressly marked as binding.

2.2 A contract with Eigenherd shall be concluded when the client accepts Eigenherd’s quote without reservation and the client receives Eigenherd’s order confirmation. The content of the contract shall always be governed by the contractual documents drawn up by Eigenherd and accepted by the client, including the quote, cost estimate, specification of services, specifications and other annexes, if any (collectively referred to as the „Contract“). In the event of any inconsistency between the Contract and the General Terms and Conditions, the Contract shall prevail.

2.3 Deviations from these General Terms and Conditions, supplementary agreements and ancillary agreements shall only be effective if they are agreed in writing.

2.4 The client shall be notified of any changes to the General Terms and Conditions by email or post at least four (4) weeks before they come into force. If such changes are not objected to within one (1) month of delivery, they shall be deemed to have been accepted. If a client objects in due time, Eigenherd shall have the right to terminate the existing Contract with this client with a notice period of two (2) weeks.

 

3. Service quality and scope

3.1 Eigenherd shall provide its services in accordance with the contractually agreed specification of services and in accordance with the currently recognised state-of-the-art practices in the industry. The specification of services is to be checked and confirmed by the client for correctness and completeness. Eigenherd shall only be obliged to comply with certain technical or other standards insofar as these are expressly stated in the quotation documents. In that case, these standards shall apply in the version applicable at the time of submission of the quotation. Dates or deadlines for performance shall only be binding for Eigenherd if they have been expressly designated as binding by Eigenherd in writing.

3.2 Service agreements shall only constitute guarantees if Eigenherd expressly declares that it intends to assume liability for them irrespective of fault. Guarantees must be declared in writing in order to be effective.

3.3 Eigenherd reserves the right to produce work results that deviate from the specifications of services, insofar as these are of equal value.

3.4 If Eigenherd provides any services free of charge, these may be discontinued or made subject to a charge at any time after prior notice.

3.5 In the case of deliveries of software, Eigenherd shall only be responsible for the provision of updates or upgrades and the transfer of source code if this has been expressly agreed in the contractual documents.

3.6 Eigenherd shall use its own carefully selected employees or third parties as subcontractors with the respective required qualifications to provide the services. Prior consent of the client is not required for this.

3.7 Eigenherd shall organise the agreed services itself and at its own responsibility. Eigenherd shall independently determine the type, place of performance, sequence and timing of the work, in particular also the number of employees to be deployed. The client shall not be entitled to issue instructions to Eigenherd’s employees and vicarious agents, except in the case of safety instructions to avert specific dangers and risks.

3.8 The agreed remuneration shall only cover the scope of services documented in the quotation documents. Additional services shall be charged separately on the basis of the agreed rates, unless they are unremitting and commercially insignificant auxiliary services. Insofar as no hourly or daily rates have been agreed, the rates normally charged by Eigenherd shall apply. Insofar as the specification of services in the quotation documents contains unintentional gaps or ambiguities, Eigenherd shall be entitled to adjust the specification of services accordingly at its own reasonable discretion.

3.9 If the cooperation is to be continued after the fulfilment of the contractually agreed services, these additional services are then to be agreed separately at the then applicable conditions, for example within the framework of a service contract. The current conditions can be obtained from the responsible contact person.

3.10 Eigenherd does not provide legal advice or other legal services and therefore does not undertake to review the legal provisions relevant to the work results. If the work results be required to comply with certain laws or regulations, this must be contractually agreed in advance.

3.11 Within the scope of the contractual services, the use of open source software is generally permissible. Open source software is any software distributed under terms of use and licensing for open source software, the essential obligation of which includes the distribution or disclosure of the source code of the software. Eigenherd shall inform the client upon delivery of the work product which open source software components have been incorporated into the work product as well as which licensing conditions are applicable to them. Content or formal requirements of the client for the aforementioned notification are only binding if they are agreed in writing.

 

4. Obligations of the client 

4.1 The client acknowledges its obligations to cooperate and cooperate with Eigenherd as a prerequisite for Eigenherd’s provision of services and thus as its essential contractual obligation. The client shall, in particular, make any decisions incumbent upon it with regard to project implementation and project content without delay and notify Eigenherd accordingly, as well as examine any proposed changes by Eigenherd without delay.

4.2 The client shall, without being requested to do so, inform Eigenherd of any requirements, procedures and risks that are typical and/or specific to the respective industry and company, unless such requirements, procedures and risks are not relevant to the performance of the service. The client shall provide Eigenherd with all technical and additional documents and information necessary for the successful implementation of the project in a timely manner and without being requested to do so. Moreover, the client shall obtain the official approvals required for the implementation of a project in due time. Eigenherd shall have no obligation to verify the information provided by the client.

4.3 If information or documents provided by the customer prove to be incorrect, incomplete, ambiguous or objectively not feasible, the client shall make the necessary corrections and/or additions immediately after being notified by Eigenherd. The client shall immediately remedy or arrange for the remedy of any defects or malfunctions of components provided by Eigenherd.

4.4 The client shall designate at least one sufficiently qualified technical contact person as „Single Point of Contact“ (SPOC) for technical communication with Eigenherd. In the context of projects, the client shall appoint a project manager for this purpose. This project manager must be available for regular coordination meetings and project planning by telephone, email or physically on site. In the event of absence, the client shall appoint Eigenherd a representative. The project manager or their representative must be able to provide technically sound feedback on the requirements set by Eigenherd and answer Eigenherd’s questions at short notice (within five working days at the latest).

4.5 The client shall take all necessary measures to prevent and minimise damage within the scope of Eigenherd’s provision of services. Prior to the provision of services, the client shall protect all data used by it against loss on its own responsibility in the form of backup copies. Eigenherd does not guarantee that existing computer configurations will remain in the form previously set up by the client.

4.6 The client shall provide the infrastructure of the target solution required for the project (hardware and software including necessary licences, authorisations, user and system access) at its own expense in good time for Eigenherd to provide the service.

4.7 If Eigenherd is operating at the client’s site, the client shall provide suitable project rooms, project infrastructure and workstations, including any necessary system and remote access, free of charge to Eigenherd’s deployed employees.

4.8 If Eigenherd is operating at the client’s site, the client shall inform the employees deployed in a suitable manner about the safety instructions applicable at the respective site.

4.9 Insofar as the provision of services by Eigenherd requires the information and/or consent of the works council at the client’s site, the client shall inform the works council accordingly and/or obtain its consent. The client alone is responsible for assessing the corresponding legal requirements.

4.10 If the client fails to fulfil a duty or obligation, fails to do so properly or is late, and if Eigenherd is therefore unable to provide its services in accordance with the contract, agreed deadlines for performance shall be extended in accordance with the delay plus a reasonable period for resuming the work. If the client allows a reasonable period of time set by Eigenherd for remedial action to expire fruitlessly, Eigenherd shall invoice the client additionally for the extra expense incurred, in particular for extended provision of the personnel or material resources used, at the agreed rates.

 

5. Changes in services (Change Requests)

Either party may at any time propose to change the content and scope of the agreed services and to provide additional services (hereinafter „Change Request“). Change Requests shall only become part of the contract if they have been accepted in writing by Eigenherd. Insofar as a Change Request has an effect in particular on the contractually agreed remuneration or deadlines, Eigenherd may demand an appropriate adjustment of the contractual conditions, in particular an increase in remuneration or the postponement of deadlines. Unless otherwise agreed in an individual contract, customary remuneration shall be paid for the implementation of change requests in accordance with the agreed hourly rates or Eigenherd’s customary hourly rates.

 

6. Prices and Terms of Payment

6.1 All quoted prices are net prices. They do not include statutory VAT.

6.2 Within the framework of remuneration on a time and material basis, half hours begun shall be charged as full half hours.

6.3 Unless expressly agreed otherwise, remuneration shall be paid in „staff days“, one such „day“ being equivalent to eight (8) hours of a staff member’s time on a calendar day. Any excess or shortfall shall be calculated on a pro rata basis.

6.4 If remuneration has been agreed on a time and material basis, or if the budget specified in the Contract is not an expressly agreed upper limit of the scope of services, expenses in excess of the services specified in the Contract shall also be remunerated insofar as they serve to achieve the purpose of the Contract. This shall apply in particular if the expenditure is abbreviated in the Contract as „approx.“ If it becomes apparent during the performance of the Contract that the scope of services specified in the Contract will be substantially exceeded, Eigenherd shall notify the client of such excess, whereby an excess shall be deemed to be substantial if the specified expenditure is exceeded by at least 20%.

6.5 Costs for the purchase of hardware components or third-party services shall be invoiced directly to the Client with a payment period of seven (7) days and shall be settled in due time.

6.6 Travel costs, expenses and other ancillary costs as well as out-of-pocket expenses incurred by Eigenherd for the provision of the contractually required service shall, unless otherwise agreed, be invoiced additionally and on a time and material basis.

6.7 Invoices are due for payment immediately upon receipt; the granting of a discount is excluded. In case of any doubts, invoices shall be deemed to have been received three working days after the date of the invoice.

6.8 If Eigenherd incurs additional expenses due to gaps or ambiguities in the documents provided by the client, Eigenherd shall be entitled to invoice these additional expenses at the agreed rates. This also applies to additional expenses that are due to contradictory or incorrect information on the part of the client.

6.9 The rectification of faults for which Eigenherd is not responsible shall be invoiced at cost.

6.10 Eigenherd reserves the right to charge the following cancellation fees in the event of last-minute cancellations or cancellations of project management meetings, focus days, sprints, workshops, etc., depending on the time.

a) 30 to 15 calendar days before the start of the term: 25% of the agreed deployment time per resource 

b) 14 to 6 calendar days before the start of the term: 50% of the deployment time per resource

c) 5 days before or on the calendar day of the start of the term: 100% of the deployment time per resource,

in which case the client shall have the right to prove that Eigenherd has not incurred any damage or that the damage was significantly lower.

6.11 Recurring services („services“) shall be invoiced monthly in advance, unless otherwise agreed in individual contracts.

6.12 In the case of services, Eigenherd shall be entitled to increase the prices to a reasonable extent for the first time after the expiry of 12 months after the commencement of the Contract and for a maximum of every 12 months with a notice period of three months. If the client objects to the price increase before it takes effect, Eigenherd shall be entitled to terminate the contract for good cause. Eigenherd shall be entitled to pass on any additional cost increases for advance services rendered by third parties, unless Eigenherd has caused such cost increases. 

6.13 If Eigenherd is entitled to several claims against the client, Eigenherd shall determine which debt the payment shall be credited against. The client shall only be entitled to a right to offset if its counterclaims have been legally established, are undisputed or have been acknowledged by Eigenherd in writing. The same shall apply to the assertion of rights of retention. The client is also entitled to offsetting if their counterclaims are synallagmatically linked to our claims.

 

7. Default of payment

7.1 If a client defaults on a payment, Eigenherd shall be entitled to refuse further execution of the order after prior notice. Any costs incurred up to that point shall be invoiced.

7.2 Eigenherd shall be entitled to charge interest on arrears in the amount of 9 percentage points above the base interest rate of the Deutsche Bundesbank from the date of default. The assertion of any further claims shall remain unaffected by this.

7.3 If the client is in default of payment for a period of at least 30 days, if they deliberately suspend payments, or if circumstances become known which call into question the client’s creditworthiness, all payment obligations arising from the business relationship with Eigenherd shall become due and payable immediately. Any further services will then only be provided against advance payment. Moreover, Eigenherd shall be entitled to withdraw from unfulfilled contracts without setting a deadline, whereby further claims shall remain unaffected.

 

8. Rights of use

8.1 Eigenherd shall grant the client a temporally and spatially unlimited, simple, non-transferable right of use for its own internal corporate purposes for the work and service results produced for it (hereinafter jointly referred to as „work results“). Eigenherd grants the client this right subject to full payment and, in the case of work, unconditional acceptance. Transferability of the right of use to affiliated companies of the client (§§ 15 ff. AktG) is expressly excluded.

8.2 Until full payment has been made and, in the case of work, until unconditional acceptance of the work results, the client shall have the right to test the work results as agreed. This right shall expire if the client is in default of payment for more than 30 days. A separate reminder by Eigenherd is not required for this.

8.3 Section 8.1 shall not apply to standard products which are part of the work result. Standard products are products or solutions of Eigenherd or third parties that can be distinguished from each other and are subject to their own licence conditions. The client’s rights to these standard products are determined exclusively by their licence conditions.

8.4 Notwithstanding Section 8.1, the client shall be granted rights of use to work results that contain „open source software“ or adaptations of this software in accordance with the relevant licence conditions for this software (e.g. „GNU General Public License“). Both parties undertake to observe these licence conditions.

8.5 The granting of rights pursuant to Section 8.1 shall not apply to materials or solutions already existing at Eigenherd (hereinafter „Eigenherd IP“), including any modifications and additions made thereto. Eigenherd retains all rights to Eigenherd IP at all times. The rights of use granted to the client in respect of the Eigenherd IP incorporated in the work results shall be determined in accordance with the purpose of the Contract as agreed by both parties. Any independent use of Eigenherd IP is excluded.

8.6 Eigenherd shall be entitled in any case and without restriction to make unrestricted use of the work results including the know-how acquired during the implementation of the project, in particular the concepts, procedures, methods and interim results on which the work results are based, while maintaining its confidentiality obligations.

8.7 Insofar as work results are produced within the scope of Eigenherd’s services which are patentable or can be protected under utility model law, Eigenherd shall be entitled to file a corresponding application for industrial property rights in its own name and for its own account. The granting of rights in accordance with Section 8.1 shall in this respect also include the rights of use to the protected work product. No separate remuneration shall be payable for this property right licence.

8.8 The client shall grant Eigenherd the simple right to use its existing intellectual property free of charge insofar as Eigenherd deems this necessary for the provision of its own services.

8.9 User accounts on client systems that are necessary for the provision of services and communication are provided by the client. User accounts for the client’s employees on Eigenherd systems shall be invoiced to the client as a lump sum if necessary and after separate agreement.

 

9. Confidentiality, data protection and security

9.1 The parties shall keep secret all confidential information of the other party that comes to their knowledge in the course of the cooperation, in other words, they shall protect it with due care from being disclosed to unauthorised persons. Unauthorised persons within the meaning of this provision shall not include subcontractors used in accordance with the contract as well as Eigenherd’s employees. The parties undertake to involve only those employees or third parties in cooperation whom they have previously sworn to confidentiality in a comparable form.

9.2 Any information of a party – irrespective of its form – which is marked in writing as confidential or whose confidentiality clearly results from its nature, in particular business and trade secrets, is confidential. This also includes Eigenherd IP as well as proprietary source codes that the client receives from Eigenherd.

9.3 Non-confidential information is information that the receiving party can demonstrate either (i) is or was in the public domain, (ii) was already in the party’s possession without an obligation of confidentiality, (iii) was independently developed by another party without the use of confidential information, or (iv) lawfully acquired the information from a third party that was not under an obligation of confidentiality.

9.4 If, within the framework of the contractual relationship, data is copied and archived at Eigenherd as a backup copy and possibly stored beyond the end of the Contract, Eigenherd shall keep unpublished data confidential and inaccessible to third parties.

9.5 The transmission of data, documents and templates of any kind in digital or printed form or on data carriers shall be at the risk of the client. The client shall prevent any loss of data by making backup copies in advance.

9.6 If, within the scope of an order, work is carried out on IT systems (both hardware and software) and/or on peripheral devices of the client, the client shall make a backup of the data files prior to the performance of the service. Eigenherd assumes no responsibility in this respect.

9.7 Eigenherd shall be entitled to retain a copy of the work results and project documents for purely internal purposes, even if they contain confidential information. However, this authorisation does not imply any obligation, i.e. Eigenherd cannot, in particular, dedicate any storage capacities beyond the period of project processing. The client is solely responsible for the storage of its project information and results.

9.8 The confidentiality obligations shall continue for three (3) years beyond the end of the respective Contract.

9.9 The parties will comply with the respective applicable regulations on the protection of personal data. If Eigenherd processes any personal data of the client in the capacity of a data processor (e.g. in the context of support or development with access to real data of the client), the parties shall enter into an agreement on data processing pursuant to Art. 28 GDPR. In the event that subcontractors are used, Eigenherd shall, if necessary, enter into appropriate agreements with the subcontractors.

 

10. Duration and termination of the Contract

10.1 Unless otherwise stated in the quote, the Contract shall commence on the day of acceptance of the quote by the client or, if Eigenherd commences performance of the service prior thereto, on the day of commencement of performance.

10.2 For individual contracts, the information on contract duration and notice periods specified in the quotation documents shall apply.

10.3 Insofar as no specific time of performance has been agreed, Eigenherd shall be entitled to perform the services that are owed at any time. If Eigenherd duly offers to provide the services owed and the client unsuccessfully sets a reasonable deadline for acceptance of the services, Eigenherd shall be entitled to terminate the respective contract without notice. In such cases, Eigenherd shall be entitled to remuneration for the services provided to date; the client shall not be entitled to any claims for damages or reimbursement of expenses due to the termination.

10.4 Unless otherwise agreed in individual contracts, service contracts shall initially be concluded for a minimum term of 12 months. After that, they shall be automatically extended for an indefinite period. Service contracts can be terminated for the first time at the end of the minimum term with a notice period of 3 months to the end of the month. This notice period applies to both the client and Eigenherd.

10.5 Insofar as the law on contracts for work and services applies to Eigenherd’s services, the Contract may be terminated by either party at any time by giving two (2) weeks‘ notice to the end of the month, unless otherwise stipulated in the contract documents. § 648 BGB shall apply in this case. Moreover, Eigenherd reserves the right to assert claims for damages or reimbursement of expenses in the event that Eigenherd incurs additional expenses (e.g. costs for demobilisation and reallocation of resources) or other damages as a result of premature termination by the client.

10.6 The right to terminate a Contract with good cause is mutually reserved. If the reason for termination is a breach of an obligation under this Contract, the terminating party shall, prior to termination, set a reasonable period of time for the other party to remedy the reason for termination. Good cause for termination is deemed to be any circumstances that make further cooperation with the other party unreasonable, in particular also default in payment of substantial amounts or repeated or persistent serious deficiencies in the provision of services or cooperation.

10.7 Any notices of termination under this Contract must be in writing; text form is not permitted. Transmission of the written termination letter by fax or by email (as a scan) is permissible.

 

11. Acceptance (this section applies exclusively to contracts for work and services)

11.1 Generally, our services are deemed to be services (§§ 611 et seq. BGB). Insofar as our services or parts of our services nevertheless require acceptance on the basis of the statutory provisions, the client shall be obliged to accept them. Services or work results from service contracts are not subject to acceptance. It may be specified in the quotation documents that defined partial results of work services are to be accepted separately (genuine partial acceptance). Accepted partial results shall form the basis for the continuation of the work; they shall not be covered by any right of retention or right to withdraw from the Contract. In this respect, the subject of a separate acceptance shall simply be the contractual interaction of these partial services with other results (integration). Partial acceptances shall not change the terms of payment according to these General Terms and Conditions.

11.2 Eigenherd shall make the works available to the client for acceptance after completion. The client is obliged to accept the respective work insofar as it does not have any defect that prevents acceptance. Acceptance cannot be refused due to insignificant defects.

11.3 In the case of works involving software, the parties may agree on the course and scope of the acceptance test at the beginning of the execution of the contract. For the execution of the acceptance test, the client shall provide test data as well as the test results expected by the client in due time prior to the provision of the works in the form specified by Eigenherd in the quotation documents. Eigenherd shall be entitled to attend the acceptance test and to inspect the test results.

11.4 Defects that constitute an obstacle to acceptance are defects of classes 1 and 2 according to the following definition:

a) Class 1 defects are deviations that result in the work or a central part of it being unusable for the client (example: frequent unavoidable system crashes).

b) Class 2 defects are deviations that result in significant restrictions of use for important core functions of the work that cannot be worked around for a reasonable period of time that is acceptable to the client (example: incorrect results in the content of the application; errors in the storage of data records).

c) Class 3 defects are all other deviations.

11.5 The parties shall assign the deviations found during the acceptance test to the defect classes by mutual agreement. The result of the acceptance test, including the defects that have occurred and their classifications, shall be fully documented by the client in an acceptance report within the acceptance period. If the client has justifiably refused acceptance, Eigenherd shall remedy the documented defects preventing acceptance. Following this, the required parts of the acceptance test shall be repeated.

11.6 Works shall be deemed to have been accepted as soon as the client uses them in production or if the client has not handed over a list of defects within a reasonable period of time set by us after handover of the works, in which at least one defect preventing acceptance is listed, in which case we shall again point out the aforementioned significance of their conduct at the beginning of the period of time.

 

12. Warranty (this section applies exclusively to contracts for work and services)

12.1 Eigenherd guarantees that the contractually agreed services will be performed in accordance with the contract and with due care and attention to the customary standards in the industry. The application of the further provisions of this Section 12 is excluded for services (service contracts).

12.2 Any works that do not meet the agreed requirements or the quality customary in the industry shall be objected to in writing by the client after acceptance in accordance with Section 11; text form is not permissible. Transmission of the notice by fax or (as a scan) by email is permissible.

12.3 The client’s claims for material defects shall lapse within 12 months after acceptance, unless Eigenherd has fraudulently concealed the material defect. Statutory obligations of the client to give notice of defects shall remain unaffected. Eigenherd may determine the type of subsequent performance at its own discretion.

12.4 The client shall assist Eigenherd in analysing and remedying the defects to the required extent free of charge. This includes in particular the provision of documents and information to Eigenherd free of charge and to a reasonable extent.

12.5 Eigenherd shall not be responsible for material defects based on faulty or incomplete specifications and requirements of services (e.g. in the form of contract specifications), concepts, significant operating errors, improper or wilful interference with hardware, computer or network configuration or other defective performance on the part of the client or third parties engaged by the client. Eigenherd shall also not be responsible for material defects insofar as works have been modified after their acceptance, unless the client can prove that the defect is not a consequence of the modification.

12.6 Insofar as malfunctions and damage are the responsibility of the client, the client shall reimburse Eigenherd for all expenses incurred in connection with the determination of the cause and the elimination of the malfunction or damage.

12.7 Eigenherd guarantees that no third party rights have been violated by the work results provided when used by the client in accordance with the Contract. This warranty shall be subject to the condition that the client immediately notifies Eigenherd in writing of any third party rights asserted against them and leaves the legal defence and settlement negotiations to Eigenherd. The client shall support Eigenherd in this process free of charge and to a reasonable extent, and in particular provide Eigenherd with any information required for this purpose. Statutory obligations of the client to give notice of defects shall remain unaffected. The rights in this sense are only those to which the third party is entitled in the Federal Republic of Germany and, if applicable, in other countries in which the client uses the work results as intended. Sections 12.3 and 12.5 shall apply accordingly to defects of title.

 

13. Liability

13.1 Eigenherd shall be liable without limitation for damage caused by gross negligence or intent on the part of Eigenherd, its legal representatives or vicarious agents. Furthermore, Eigenherd shall be liable without limitation for damages resulting from culpable injury to life, body or health.

13.2 Eigenherd shall also be liable in cases of simple negligence only in the event of a breach of material contractual obligations, the breach of which would jeopardise the purpose of the Contract and the fulfilment of which the client was entitled to rely on to a particular extent (material contractual obligations). This liability shall be limited to compensation for damages that were typically foreseeable at the time the contract was concluded. Overall, liability in these cases shall be limited to the respective project volume.

13.3 The above limitations of liability shall also apply to the benefit of Eigenherd’s legal representatives and employees and shall also apply in the event of pre-contractual or tortious liability.

13.4 Eigenherd shall not be liable in the event of force majeure. This includes in particular government orders, breakdown and disruption of communication networks, traffic and operational disruptions, pandemics, epidemics, wars, strikes and lockouts.

 

14. Agreement on personnel recruitment

14.1 If an employee of Eigenherd transfers from Eigenherd to the client during the term of a contractual relationship or within a period of twelve (12) months after its termination, this shall constitute an employment relationship mediated by Eigenherd’s activities for which the client shall be obliged to pay a placement commission. The acceptance of Eigenherd’s intermediary role shall be irrefutably presumed if the client has directly or indirectly approached the employee in question or the employee has directly or indirectly approached the client. The commission shall consist of a fixed amount of EUR 15,000.00 (net) plus a variable amount of three (3) months‘ gross salary of the employee. The variable amount of the commission is reduced by 1/12 for each month that the employee was on assignment with the client.

14.2 A commission pursuant to Section 13.1 shall also be payable if the client commissions a former employee of Eigenherd directly or via a third party during the term of a contractual relationship or within a period of twelve (12) months after its termination. In this case, the placement commission shall be a flat rate of EUR 25,000.00 (net).

 

15. Final provisions

15.1 The parties may use each other’s companies and trademarks publicly as a reference.

15.2 If written form is required in accordance with these Terms and Conditions, text form shall be sufficient for compliance with them, unless this is regulated differently in individual cases.

15.3 The assignment of rights or obligations of the client resulting from the Contract – in particular assignments and pledges – to third parties shall be excluded without the prior written consent of Eigenherd.

15.4 German law applies. The place of jurisdiction for all possible legal disputes shall be Hamburg.

15.5 Deviations from these terms and conditions may only be agreed in writing; text form is inadmissible.